如何让沟通更高效？学会这4个沟通技能，可以减少95%的沟通问题

我想，你一定见过这样的人：

把那份报告赶紧做一下，6点给我。 那个客户的资料好了吗？赶紧发我一下。 你还不明白？你自己想想怎么回事！

还没等你回过神来，对方已经急匆匆地走远了。

如果讲话缺乏明确性，那么，越简洁，其实越不好。

因为，越简洁，就意味着你传达的信息越少 —— 无论是关键信息还是冗余信息。

那么，相对应的，能够用来辅助定位、理解的信息，也就相应减少了。

所以，在沟通的时候，除了简洁，我们更应该注意的是明确。

只有明确了沟通主题和内容，才能真正达到高效。

那么，如何才能提高沟通的明确性呢？

第一：反馈

对于大多数工作场合，反馈，是确认信息传达无误简单、也有效的方法。

原因很简单，我们看下面这张图：

这是一个基本的传播模型，它由两部分组成：01是单向传播路径，02是反馈环节。

可以看到，如果我们仅仅使用单向传播的话，至少有三个环节，可能造成信息的扭曲 —— 亦即图中标了1、2、3的地方。

所以，为了确保信息被正确无误地传递，简单的办法，就是多加一个「反馈」环节，让A知道，B所理解的信息，跟A心里所想的内容，是基本一致的。

简单的反馈，就是用自己的话，概括和复述一遍信息。

所以，我在工作中，每次交代完一个任务之后，都会要求对方立刻用简单的话概括：

我要你做什么； 为什么要做这个事情； 你需要怎么去做。

同样，一场会议开下来，每个人被分配到了任务，在会议结束前，我一定会让每个人站起来，用一句话简单讲一下「我要做什么」。

交接工作的时候，也要养成这个习惯：对方跟你说了什么，记下来之后，立刻问他：「我复述一遍，你听听看对不对。」

然后，结合第一篇「简洁」的内容，简要复述要点。

这可以快速让双方建立共识。

第二：主题先行

有些讲沟通模式的书，可能会告诉你「结论先行」 —— 这其实不太准确。

更严格的表述应该是「主题先行」。

主题是什么？其实，就是沟通过程中关键的信息。它可能是结论，可能是讨论的话题，可能是核心问题，也可能是某个特别重要的消息，诸如此类。

跟我聊过的朋友，可能会知道，我是一个特别追求高效的人。

所以，我跟别人交流的时候，一定会先思考：

我们这次要讨论的核心主题是什么？ 有哪些话题是跟这个主题有关系的？ 然后，再从这个核心主题，慢慢延伸、发散、演绎。

譬如说：跟朋友探讨合作，我会这样说：

我想跟你聊聊合作的事情。我这边呢，看法是……我希望从你这边得到的信息是……

然后，如果话题延伸向其他地方，比如背景，经历，故事，案例，等等，再顺藤摸瓜转移过去。

在沟通过程中，时刻注意「核心主题」，时刻思考「现在讨论的内容，跟核心主题有什么关联？」那么，就可以掌控好整个沟通过程。

可以参考下面这张图：

为什么要这样做呢？很简单。沟通的目的是传达信息，那么衡量一场沟通是否成功，关键的因素，就是有多少信息得到了有效的传递。

那么，先明确核心主题，再围绕主题进行讨论，就相当于给整场沟通，划下了一个边界和方向：对于每一句话，我们不但能够知道「它说的是什么」，还可以知道「为什么要说这句话」「这句话起到什么作用」。

这可以大大地节省沟通双方的认知资源。你也能够更有目的性地传递信息。

第三： 封闭

这个法则，主要用在提问上。什么是封闭？举一个简单的例子：

同样是问职业规划，对比这两个提问：

L先生，请问我适合做新媒体运营吗？ L先生，请问无任何经验，能进互联网公司做新媒体运营吗？

显而易见，第二个提问非常明确、具体，我用一句话就可以回复他，他也可以得到满意的答复。

但第一个提问呢？我可能需要反复问他好几句话，才能大致了解，他究竟想问什么。

如果把一个问题，看成一个开口，那么，开口越大，意味着问题越模糊、越开放，这时，对方能够给到你满意答复的可能性，也就相应更低。反之，问题的开口越小，就意味着问题越明确、越封闭，这时，对方只需要提供「你所需要的信息」就可以了。

比如这张图：

显然，第二种情况下，你获得想要的信息的可能性，比第一种高得多。

所以，当你向别人进行提问的时候，不妨参考 SPI 表达模型：

S：我的背景（Situation）是什么？ P：我所面临的问题（Problem）是什么？ I：我需要获得的信息（Information）是什么？

然后，再用一个问题，将这三者结合起来。

第四：关注细节

沟通的场合，无论是批评还是褒奖，尽量落实到细节，这样可以减少不确定性。

不仅仅是职业场合，平时沟通的时候，注意这一点，也能解决和避免许多问题。

如何落实到细节呢？可以参考 SBI 表达模型：

S：在一个什么样的背景（Situation）下； B：你做了一件什么样的事情（Behavior）； I：这件事情给我造成了什么感受（Impact）。

譬如说，你想表达对一个人的批评，可以这样说：

小李，上周五的报告里面，你犯了一个错误，虽然不严重，但会显得你很马虎大意，下次请注意。 小张，上周末的会议中，轮到你作报告时，你讲错了一个数据，这令我感到你并没有特别用心地在准备报告，下次请务必注意。

这样，就非常清晰、明确地将你的感受，传达给了对方。

同样，在日常生活中，这个模型也非常好用。

尤其是跟朋友、情侣闹矛盾的时候，如果能够不吵架、不诉诸人身，而是心平气和地将问题摊开来，告诉对方：

你在什么时候，做的什么事情，使我产生了不好的情绪

—— 大多数的问题，都可以迎刃而解。

解决误会和矛盾的好方法，就是把问题完全摊开来，展示在面前，再去寻求一致共识。